Negociar lo imposible - Deepak Malhotra - Premio Know Square 2016

Negociar: Si no estás en la mesa, entonces estás en  el menú.

Reseña de la obra

Malhotra establece un concepto amplio de la negociación como el proceso por el que dos o más partes que perciben una diferencia en los intereses o perspectivas intentan alcanzar un acuerdo. Con esta definición, el libro establece tres poderes:

1. El poder de la formulación: la capacidad para controlar el encuadre.

2. El poder del procedimiento: la capacidad de configurar las dinámicas.

3. El poder de la empatía: la capacidad de descubrir posibilidades donde los demás no ven nada.

Los 18 Tips que aporta este libro se agrupan en seis áreas por cada una de estos tres poderes:

En relación al poder de la formulación (6 Tips):

1. Que sea fácil retroceder. Controlemos la formulación de la negociación. La fórmula que se establezca definirá la manera en que los negociadores tomen sus decisiones, evalúen las opciones y decidan lo que es aceptable. Hay que hacer que ceder o retractarse de una postura inicial sea fácil y de aquí lo táctico de ceder en el estilo y la estructura para evitar concesiones sobre el fondo de la negociación.

2. Tener óptica de acuerdo. Lo que importa no es sólo el fondo de lo que ofrecemos, sino el aspecto que tiene para nuestros interlocutores y su audiencia. Pensemos cómo la otra parte va a vender el acuerdo y tener presente a su audiencia en la negociación. Es fundamental negociar varios asuntos, evitar centrarnos en el único asunto controvertido. No permitamos que un solo tema adquiera excesiva preeminencia y eduquemos a  la audiencia sobre la forma de valorar el éxito. Si sólo hay un asunto, hay que tratar de dividirlo en dos o más cuestiones independientes. A veces una solución de desbloqueo no soluciona la controversia, pero ayuda a la óptica del acuerdo.

3. La lógica de la idoneidad. Se trata de dar respuesta a esta pregunta muy psicológica. ¿Qué hace una persona como tú en una situación como esta? Hay que hacer propuesta idóneas, desde un punto de vista de los comportamientos de los demás (lo que el psicólogo Robert Cialdini llama El principio  de la prueba social), la gente que duda piensa que el mundo debe tener sentido y se fija en el comportamiento social. Pensar en si la propuesta es una opción predeterminada por la otra parte, aumenta su idoneidad. Hay que fijarse en los puntos de referencia de la otra parte al considerar si algo es idóneo para ellos y nunca disculpemos nuestra oferta,  solamente la justificamos.

4. La ambigüedad estratégica. Es decir, que la estrategia de negociación esté deliberadamente abierta a múltiples interpretaciones es una gran baza inicial de negociación. Puede ayudar a que las partes alcancen un acuerdo. Ahora la ambigüedad estratégica solo debe utilizarse cuando se cuenta con otros mecanismos para garantizar el cumplimiento en una conducta adecuada. Por tanto, ayuda a iniciar una relación cuando no hay suficiente confianza para un compromiso pleno, pero es inaceptable mostrarse explícitamente evasivo en cuanto a la asunción de compromiso.

5. Minimizar controversias futuras. La ambigüedad debe tener límites y no debería utilizarse para sustituir a un acuerdo auténtico sobre el fondo. Hay que tener un equilibrio entre la resolución de los conflictos presentes y la minimización de las controversias futuras. Y cuidado con la tentación de estrechar manos cuando no hay acuerdo, los negociadores podrían ocultar los desacuerdos sobre el fondo para sacar adelante acuerdos imperfectos. Hay que tener cuidado que un acuerdo antiguo o incompleto se convierta en parasitario, que es aquel que sólo satisface los intereses de los que se sientan en la mesa de negociación a expensas de otras partes interesadas.

6. La ventaja de ser el primero en actuar. A la hora de la formulación ser el primero tiene ventaja. Siempre que sea posible, hay que intentar controlar la fórmula de la negociación desde el principio. Si la fórmula existente es desfavorable hay que reformularla lo antes posible ya que las controversias son más fáciles de prevenir que de resolver. A veces, las decisiones se pueden reformular de una manera que contribuyan a que la gente evite la confrontación desde el principio. De aquí, la importancia de las acciones iniciales que tienen una transcendencia acrecentada según pasa el proceso de negociación. Hay que buscar oportunidades poco costosas para influir eficazmente en la formulación y establecer las expectativas y precedentes que se adecuen a la relación posterior dentro del proceso de negociación.

En relación al poder del procedimiento (otros 6 Tips):

1. Preparar el procedimiento y la implantación. Tener una estrategia de la manera de proceder ¿Cómo llegaremos desde donde estamos adonde queremos estar? Es fundamental. Hay que analizar los factores que determinan  el cuándo y  el cómo serán las negociaciones sobre el fondo. Pero no es suficiente con tener una estrategia del procedimiento de negociación, sino también hay que elaborar una estrategia para el proceso de implantación. Buscar el éxito en la implantación implica pensar en cómo recabar el respaldo suficiente para el acuerdo y en cómo garantizar su ratificación. Para crear un buen procedimiento debemos dedicar mucho tiempo a la preparación de las reuniones. Preparación a partir del conocimiento de los hechos, adelantémonos a las argumentaciones y conozcamos nuestros puntos débiles.

2. Normalizar el proceso de negociación. El procedimiento hay que negociarlo antes que el fondo. Entendamos e influyamos en el proceso antes de encerrarnos en discusiones sobre el fondo o la oferta de concesiones. Una descoordinación sobre el procedimiento puede hacer descarrilar los acuerdos. Hay que asegurar  que se está de acuerdo en cuanto a lo logrado. Hay que normalizar el proceso. Si las partes saben lo que les espera, hay menos posibilidades que reaccionen de forma exagerada a las dudas, los retrasos y las interrupciones o que se magnifique su importancia. Perder claridad y compromiso es vital incluso si la otra parte no está dispuesta a proporcionar ni lo uno ni lo otro. Comprometerse a un procedimiento rígido no siempre es posible ni aconsejable. Si el procedimiento es flexible, tenemos que asegurarnos de que todas las partes entienden el grado de compromiso existente.

3. Mantener el empuje e huir del consenso suficiente. Hay que saber obtener ventajas y siempre hay que reflexionar cómo afectará esta ventaja a la capacidad de negociar en el futuro. Los acuerdos por consenso tienen su lado oscuro, pueden tener poca visión de futuro. Cuanto más derecho a veto se tiene por un consenso menos libertad para estructurar acuerdos. En algunos acuerdos complejos el planteamiento del consenso suficiente tal vez sea más adecuado que buscar la unanimidad. Pero hay que mantener el principio Nada está acordado hasta que todo está acordado, porque así puede permitir que las partes hagan concesiones de manera segura. La transparencia total puede frenar el avance, hay que dotar a las negociaciones de intimidad para estructurar el acuerdo.

4. Permanecer en la mesa. En todas las negociaciones siempre hay algún conflicto residual. Hay que establecer vías y procedimientos para gestionar este nivel de conflictividad. Permanecer en las mesas después de negociaciones fallidas, permite conservar las relaciones, entender la otra perspectiva y buscar una nueva oportunidad para reanudar el compromiso. Si no estás en la mesa, entonces estás en el menú.

5. Negociar el fondo a la vez que el procedimiento. A veces se estanca la negociación en el procedimiento, por preparación inadecuada, por buscar el procedimiento perfecto o por una flexibilidad estratégica desmedida. En este caso, consideremos alcanzar un acuerdo sobre un procedimiento aunque sea imperfecto pero revisable y empecemos las conversaciones sobre el fondo simultáneamente a las discusiones sobre el procedimiento. Puedes poner en peligro las negociaciones sustantivas por una guerra de poder por la influencia. Para avanzar en el procedimiento, se debe buscar la igualdad no la superioridad, reconocer los problemas de fondo relacionados con el procedimiento y negociar el fondo a la vez que el procedimiento.

6. Etiquetar nuestras concesiones. Hay que definir los términos del futuro compromiso cuando todavía resulta barato hacerlo. La disposición a soportar unos costes por adelantado para respaldar el procedimiento, envía una señal creíble de nuestro compromiso futuro. Hay que etiquetar nuestras concesiones, para saber interpretar las atribuciones que los otros hacen de nuestras concesiones. La credibilidad se pierde un poco cada vez. Hay que salvaguardar nuestra credibilidad cumpliendo con nuestros compromisos aunque sea muy pequeña.

En relación al poder de la empatía (y los últimos 6 Tips):

1. Flexibilidad estratégica versus credibilidad. La empatía amplia el conjunto de opciones que tenemos para resolver un conflicto. La empatía es más necesaria con las personas que menos parecen merecerla. No hacemos ultimátums a menos que planeemos cumplirlos. No llevemos a la gente a tener que elegir entro lo sensato y su propia reputación. Credibilidad antes que flexibilidad.

2. Ignoremos y reformulemos los ultimátums. Consideremos todas las explicaciones posibles de la conducta de la otra parte y no presuponer su incompetencia o su mala intención. Identifiquemos los obstáculos psicológicos (orgullo), estructurales (tiempo) y tácticos (ventajas) que pueden entorpecer el acuerdo. Trabajemos todas las perspectivas y con todas las herramientas que conozcamos. Ignoremos los ultimátums (que la otra parte puede retroceder) y reformulemos los ultimátums (facilitar a la otra parte poder reestructurar una respuesta).

3. Transigir. Transigir con la perspectiva de la otra parte puede facilitar nuestra ventaja. Demos el control a la otra parte, pero establezcamos condiciones que nos permitan influir por haber sido quien han transigido.

4. Beneficios de las terceras partes. Pensemos trilateralmente,  los que están en las mesas y los que no están. Delineemos el espacio de negociación, teniendo en cuenta a todos las partes que pueden influir o verse influidas. El Modelo ICAP (Intereses, Constricciones, Alternativas, Perspectivas) nos ayuda a organizar el espacio de negociación. Hay que tener en cuenta las posibilidades estáticas (existen terceros), dinámicas (el cambio de la negociación como afecta a terceros) y estratégicas (como puede influir en la negociación las terceras partes. Evitemos escoger una estrategia ganadora antes de lo necesario. 

5. Ver al otro como socio y no como adversario. Ver a la otra parte como socio facilita la negociación psicológica, ya que es difícil empatizar o colaborar con los adversarios. Para empezar, imaginemos lo imposible, y vemos como un acuerdo entre socios lo puede hacer posible.

6. Saber lo que es sagrado para el otro. Hay que evitar exigir lo sagrado como condición previa al compromiso. La historia de la negociación empieza en diferentes momentos según las distintas personas. Pedir a la gente que olvide el pasado es inútil, aunque a veces es posible ayudar a encontrar maneras más enriquecedoras de aplicar las enseñanzas del pasado. Jamás dejemos que el miedo condicione nuestra respuesta en las negociaciones.

Ideas-Fuerzas

Este libro tiene una enorme panoplia de conceptos potentes para comprender la negociación como una técnica profesional, algunos son: 

A. Los tres poderes de la negociación: formulación, procedimiento y empatía.

B. Ser fácil retroceder.

C. La óptica del acuerdo.

D. La diversidad de asuntos a negociar.

E. La lógica de la idoneidad: respuesta social habitual a las propuestas.

F. La ambigüedad estratégica.

G. Acuerdos ambiguos que se convierten en parasitarios.

H. La transcendencia acrecentada de las acciones iniciales de la negociación.

I. La estrategia de implantación tan importante como la estrategia del procedimiento.

J. Los consensos suficientes y la libertad por el acuerdo.

K. El principio “Nada está acordado hasta que todo está acordado”.

L. Si no estás en la mesa, entonces estás en el menú.

M. Simultaneidad las negociaciones sustantivas a la negociación del procedimiento.

N. Etiquetar nuestras concesiones para tener credibilidad.

O. Empatía para entender no poner en dilema de reputación a la otra parte.

P. Ignorar y reformular los ultimátums de negociación.

Q. Transigir para tener ventaja de negociación.

R. Analizar y pensar trilateralmente: las terceras partes.

S. Ver a la otra parte como socio y no como adversario.

T. Saber qué es lo sagrado de la otra parte.

Utilidades para directivos

Principalmente estos aprendizajes:

1. No hay negociación difícil, si sabemos formular, procedimentar y ejercer la empatía.

2. Que el planteamiento o marco de encuadre de la negociación es el principio de su resolución: Qué, Porqué, Para qué, Cuándo, Cuánto y Quién son las preguntas fundamentales.

3. Que el procedimiento es fundamental para crear credibilidad y generar el compromiso fruto de la relación continua al negociar.

4. Que la empatía con la otra parte y el análisis de las terceras partes que influye y puede estar influenciado por la negociación son variables claves en su éxito.

5. Que la actividad y la fortaleza psicológica empieza por la honestidad y humildad a la hora de negociar.

Utilidades para el coachee

Un coach puede utilizar este libro para explicitar:

1. La importancia de negociar desde una perspectiva flexible y creíble para llegar a acuerdos.

2. La capacidad de negociar está en la empatía, en el marco de negociación y en el procedimiento a seguir.

3. Las posturas inamovibles es el principio del desacuerdo pero las posturas ultraflexibles es el principio del fracaso de una negociación.

4. La negociación es una actitud continua de aceptar cambiar con honestidad y defendiendo humildemente tu postura de fondo. Hay que ceder y transigir para llegar a tu meta.

5. El tiempo de negociación determina muchas variables para llevar a cabo unos buenos resultados. Saber conseguir avances en la negociación no pasa por obtener ventajas.

CONCLUSIÓN

Es una obra de gran aporte teórico, basado en multitud de casos históricos que ilustran cada capítulo, y que aporta la explotación de potentes conceptos a utilizar. La perspectiva de las negociaciones complejas y difíciles (e incluso imposibles) dota al proceso de negociación de la riqueza emocional que nos sirve para aprender de este libro. Sin duda, su autor domina la materia y nos ofrece multitud de conceptos, perspectivas, enfoques y herramientas para afrontar la resolución del conflicto. No hay que peor conflicto que el pensar que no va a ver conflicto. Negociar implica gestionar conflictos residuales y latentes de cualquier cambio que implica un acuerdo. Que el conflicto os acompañe bien en tu negociación.

Autores: María José Gómez y Enrique Titos

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